6 áreas de foco

1 – Gestão de Crise

A segurança e o bem-estar dos trabalhadores afetados pelo Covid-19 é a grande prioridade, mas as empresas também precisam se preocupar com outros itens essenciais, como a gestão de incidentes e as comunicações com seus públicos-alvos.

Como as empresas podem confirmar as informações que estão chegando sobre o vírus? Quais dados elas precisam saber e que lacunas devem ser eliminadas? Se o surto continuar, como isso criará riscos à saúde dos empregados e às finanças da empresa? Mesmo que o vírus seja contido em um período relativamente curto, ele provavelmente deixará vários problemas difíceis de serem gerenciados.

Em resposta ao Covid-19, as empresas estão desenvolvendo seus planos de contingência rapidamente. Algumas adaptam os planos existentes para lidar com esse surto, enquanto outras começam do zero.

Os mercados financeiros de todo o mundo já refletem os impactos dessa crise e, muito embora ainda existam incertezas quanto aos seus impactos a longo prazo, várias medidas podem ser adotadas agora para melhorar a situação.

Com o que se preocupar agora

CRIE UMA EQUIPE DEDICADA À CRISE
Uma crise como o Covid-19 pode ter impacto em todas as áreas da empresa. Uma supervisão sênior – e a coesão interna entre as equipes multifuncionais, fundamentada em preparação, treinamento e testes – é essencial para se alcançar bons resultados. Todos os membros da equipe – a começar pelo Comitê Executivo – devem saber quem está fazendo o quê. Treine as pessoas envolvidas na execução do plano para garantir que elas estejam prontas a qualquer momento.

ESTABELEÇA OS FATOS
Dados confiáveis sustentam o planejamento para enfrentar a crise e a resposta dada a ela. É essencial que o plano de combate à crise descreva como as informações fluirão e que todos confiem na veracidade dele. Dados sólidos também reforçam um elemento central do planejamento contra crises: a exploração de diferentes cenários e como eles podem afetar os negócios no curto, médio e longo prazo. Nossa pesquisa constatou que 75% das empresas que ficaram em uma situação melhor após a crise reconhecem fortemente a importância de esclarecer os fatos com precisão durante o evento. Elas tendem mais a dizer que, em meio a uma crise, coletaram dados com precisão e rapidez e os usaram efetivamente para fundamentar sua estratégia de resposta. 

 

COLABORE – INTERNA E EXTERNAMENTE
Três participantes principais estão no centro de qualquer resposta às crises.

  • Equipes de relações públicas e comunicações: são responsáveis por elaborar e transmitir as mensagens da organização interna e externamente.
  • Equipes jurídica e regulatória: seu papel é entender as exposições a riscos da organização e aconselhar sobre respostas apropriadas.
  • Equipes de resposta operacional: elas lidam essencialmente com todo o resto – inclusive estabelecer os fatos que os outros dois grupos precisam para fazer seu trabalho.

Obter a coordenação necessária entre as equipes de comunicação, jurídica e operacional nem sempre é fácil, em parte porque elas costumam trabalhar de forma isolada. Crie um comitê central formado por representantes dessas equipes, com poderes para tomar decisões táticas e encaminhar questões importantes para o nível da alta administração. Essa abordagem ajuda a criar a coordenação que é essencial para uma resposta eficaz às crises.

ELABORE UMA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO COM SEUS PÚBLICOS-ALVOS
As mensagens de uma empresa durante uma crise devem ser autênticas. É importante abordar todos os públicos-alvos da organização. Em crises passadas, vimos algumas empresas se concentrarem muito em grupos específicos – como investidores, órgãos reguladores ou consumidores mais ruidosos – enquanto negligenciavam outros, como clientes ou fornecedores.

Parte de sua estratégia de comunicação estará centrada em garantir a segurança de sua força de trabalho. Os empregados, ou as comunidades potencialmente impactadas em que trabalham, procurarão respostas, orientações e comunicações regulares na sua organização. Reveja agora suas regras de viagem, políticas de RH, planos de primeiros socorros e crie maneiras de tomar as providências.

  • Muitas empresas se concentram na mobilidade global, permitindo que os empregados trabalhem remotamente e reforçando sua infraestrutura de TI para apoiar essas ações.
  • Existem questões específicas de viagens, imigração e alfândega relacionadas aos processos para garantir a saúde dos empregados e a continuidade dos negócios com os clientes. 

Acima de tudo, sua estratégia de comunicação também deve incorporar uma compreensão clara de todos os públicos que ela precisa alcançar. Duas questões importantes: 

  • Informações financeiras:a forma como as empresas se planejam para momentos de incerteza e optam por responder aos eventos costuma ser observada pelos mercados financeiros.
  • Clientes:as empresas com exposição direta ao surto do Covid-19 estão atualizando os clientes sobre atrasos e ajustando as alocações de clientes para otimizar os lucros sobre as receitas de curto prazo ou para cumprir os termos contratuais. Saiba mais sobre como os fabricantes globais estão gerenciando as disrupções da cadeia de suprimentos.

Uma vantagem geralmente ignorada do engajamento com os públicos da empresa e da ampla transparência na relação com eles é que isso pode levá-los a se unirem para defender você durante uma crise.

2 – Cadeia de Suprimentos

A disseminação do novo coronavírus, Covid-19, está tendo reflexos nas operações das empresas cujas ações e impactos são difíceis de modelar e avaliar, principalmente em virtude das regiões afetadas estarem no centro de muitas cadeias de suprimentos globais. Faltam informações concretas, aumentam as preocupações com a redução (ou situação ociosa) dos estoques e, portanto, as empresas temem não cumprir suas as obrigações contratuais a tempo.

Entender como os fabricantes globais estão gerenciando suas cadeias de suprimentos ajudará todas as empresas a estruturar suas próprias respostas. Os impactos em muitas empresas de diversos setores parecem inevitáveis. No curto prazo, o custo dos suprimentos da China poderá aumentar em decorrência de fatores como horas extras, custos com fretes mais rápidos e pagamento de preços mais elevados para comprar suprimentos e manter a capacidade produtiva. As empresas também estão trabalhando com estratégias alternativas para escolher seus fornecedores. Identificar cenários opcionais de suprimento se tornará essencial, assim como avaliar o que eles significam para as operações uma vez que os casos de transmissão viral já ocorrem em diferentes territórios.

  

COM O QUE SE PREOCUPAR AGORA

Mantenha-se informado sobre como os líderes estão atuando

As empresas com exposição direta ao surto do Covid-19 estão realizando uma série de ações, incluindo: 

  • Transportar o estoque disponível para áreas distantes das zonas de quarentena, levando-o para perto de portos onde possa ser acessado para remessa.
  • Garantir a capacidade e o status de entrega para fornecedores de Nível 2 e 3, além dos suprimentos alocados e da capacidade de montagem em períodos de hora extra onde for possível.
  • Comprar com antecedência para obter estoques e matérias-primas em falta nas áreas impactadas.
  • Garantir o transporte aéreo quando o fornecimento e a capacidade se tornarem disponíveis, diminuindo o prazo de entrega – que seria mais longo com o frete marítimo.
  • Ativar substituições de peças ou matérias-primas pré-aprovadas em locais onde o fornecedor principal é impactado, mas o secundário não.
  • Acionar recursos de redesenho de produtos ou certificação de materiais onde fontes alternativas confiáveis de peças ou matérias-primas ainda não estiverem disponíveis.
  • Atualizar clientes sobre atrasos e ajustar a alocação deles para otimizar lucros relacionados às receitas de curto prazo ou para cumprir termos contratuais.
  • Ajustar a demanda, oferecendo, por exemplo, descontos no estoque disponível, nos casos em que a oferta para o fim do inverno ou início da primavera for reduzida, otimizando a receita de curto prazo.
  • Destinar a outras fábricas novos produtos antes voltados para a China ou para áreas que já tenham sido significativamente impactadas.

Em termos práticos, as empresas estão fazendo o possível para quantificar e comunicar as mudanças esperadas nos volumes de oferta e demanda em suas projeções para os próximos trimestres. Tem sido difícil entender em campo quais são os avanços nessa área. 

  

AVALIE IMPLICAÇÕES DE MÉDIO PRAZO

À medida que as fábricas nas regiões afetadas voltarem a funcionar lentamente e as lacunas de informação começarem a ser solucionadas, as empresas passarão a cuidar das implicações mais amplas do surto do Covid-19 sobre suas cadeias de suprimentos. Isso provavelmente incluirá: 

  • Quantificar o impacto atual e de longo prazo do vírus sobre a oferta, a demanda e o desempenho futuro do mercado.
  • Avaliar o risco operacional em funções essenciais de negócios.
  • Obter dados críticos da cadeia de suprimentos em todos os níveis para avaliar adequadamente os possíveis danos.
  • Preparar-se para estabelecer um processo temporário de recuperação e avaliação de estoque, onde for aplicável, e buscar estratégias alternativas de fornecimento.
  • Informar os principais stakeholders da cadeia de suprimentos sobre o volume de suprimentos e alterações na demanda para os próximos trimestres.
  • Realizar exercícios de planejamento de cenários para entender as implicações operacionais – financeiras e não financeiras.
 
3 – Relatório Financeiro e Divulgações

Os efeitos atuais e potenciais do surto do Covid-19 são difíceis de avaliar e prever, mas a maneira como as empresas se planejam para momentos de incerteza e optam por responder aos eventos costuma ser observada pelos mercados financeiros. O presidente da SEC (Securities and Exchange Commission), Jay Clayton, pediu à sua equipe para monitorar a divulgação de informações pelas empresas em relação a esse tema e fornecer orientação ou outro tipo de ajuda caso necessário. Enquanto os eventos se desenrolam, as empresas devem considerar a divulgação de informações sobre:

  • Os efeitos diretos e indiretos nos resultados de operações (demanda por produtos e serviços em áreas afetadas, além de efeitos em cadeias de suprimentos, fornecedores de serviços, parceiros de negócios e economias globais, por exemplo).
  • Riscos e incertezas sobre o potencial impacto do Covid-19 no futuro, levando em conta a forma como os recentes eventos podem impactar julgamentos e estimativas atuais e futuras relativas às informações financeiras (obsolescência de estoques, cobrança de recebíveis, covenants de dívida e depreciação, por exemplo).
  • O impacto atual e potencial nos resultados de operações, liquidez e recursos de capital (inclusive considerações sobre tendências e incertezas).

Algumas empresas listadas em bolsa já fizeram divulgações sobre o Covid-19 em seus registros e informações para o mercado, e a SEC declarou ver com bons olhos o empenho das empresas na divulgação de assuntos relacionados com os potenciais efeitos do Covid-19. Das 364 empresas que, em fevereiro de 2020, realizaram calls com investidores sobre os resultados do quarto trimestre, 38% citaram o coronavírus, sendo que cerca de 25% sofreram algum impacto ou alteraram suas orientações por causa do Covid-19, de acordo com o FactSet.

 

COM O QUE SE PREOCUPAR AGORA 

Avalie as exigências de informações financeiras

Para a maioria das empresas cujo ano fiscal termina em 31 de dezembro, os efeitos financeiros diretos podem ser informados, inicialmente, nos registros do 1º trimestre. As companhias devem considerar o impacto do Covid-19 nas estimativas e nos julgamentos relativos às demonstrações financeiras. Empresas com qualquer tipo de operação na China ou negócios com o país podem observar um impacto na avaliação do valor justo ou na recuperação de ativos relacionados a ágio, estoque, contas a receber de clientes, instrumentos financeiros, ativos tributários diferidos ou outros ativos e passivos impactados. 

Avalie o impacto na auditoria

As empresas devem também conversar com o auditor externo para saber se os procedimentos de conclusão ou revisão da auditoria foram impactados pelo surto do Covid-19.

 

4 – Tributação e Comércio Exterior

Empresas diretamente afetadas pelo novo coronavírus (Covid-19) estão preocupadas em proteger a saúde dos seus empregados e assegurar a continuidade dos negócios com os clientes. Ao responder à crise, contudo, elas provavelmente terão de enfrentar consequências alfandegárias, tributárias e de mobilidade global no curto prazo que, se não resolvidas, podem se transformar em problemas maiores.

Em geral, os empregadores estão buscando enfrentar desafios de curto prazo em três áreas: comércio, pessoas e tributos. Primeiro, estão desenvolvendo soluções de mobilidade global. Isso envolve orientar os empregados e suas famílias em relação às restrições da imigração, encontrar maneiras para que trabalhem temporariamente fora de seus locais e manter as operações remotamente para atender os clientes em regiões afetadas.

Em segundo lugar, as empresas precisam continuar movimentando sua produção para dentro e para fora de regiões afetadas – o que é especialmente crítico quando se trata de produtos médicos. Em terceiro, as empresas estão avaliando os efeitos tributários de longo prazo da crise e reconsiderando sua estrutura e presença globais. O objetivo é reduzir a exposição a esses tipos de risco e manter sem interrupções as operações do negócio.

COM O QUE SE PREOCUPAR DEPOIS

Analise as consequências tributárias posteriores

Empresas com operações importantes em áreas afetadas devem pensar nas implicações mais amplas de suas decisões de negócios e considerar as seguintes medidas:

  • Reavaliar o planejamento tributário de 2020 com base no impacto que uma disrupção dessa magnitude pode ter nas operações. Perceba se existe algum impacto nas estimativas tributárias gerais ou se os problemas estão restritos a regiões específicas.
  • Reavaliar o plano de continuidade dos negócios da empresa. Ele leva em conta a possibilidade de os impactos do Covid-19 continuarem pelo restante do ano?
  • Avaliar o uso da atividade de preços de transferência relacionada à movimentação de dinheiro de/para os países afetados a fim de arcar com despesas relacionadas com a crise. Os modelos de preços de transferência da organização estão atualizados e em linha com a situação atual? A equipe tributária tem capacidade para lidar com alguma mudança que possa ocorrer no valuation?
  • Identifique o impacto de impostos e taxas adicionais de embarques acelerados como resultado da movimentação de exportações e importações pelos órgãos alfandegários de um país afetado.

Avalie os efeitos tributários de longo prazo

Se a crise do Covid-19 continuar por um período indefinido, as empresas precisarão analisar efeitos tributários de longo prazo em seus negócios. Isso pode incluir:

  • Prejuízos causados pela perda de receitas em áreas afetadas.
  • Manutenção de restrições de movimentação nessas áreas, provocando giros de estoque mais longos ou dificuldades para receber pagamentos devidos.
  • Despesas adicionais com inspeções necessárias para reabrir fábricas.
  • O risco de mudanças na localidade de incidência dos impostos devido a ajustes na cadeia de suprimentos ou na localização dos empregados durante a crise.

As lições tiradas desse surto provavelmente afetarão as decisões de uma empresa sobre a necessidade de reestruturar ou realocar algumas operações. Dependendo do impacto dessa crise, convém que os líderes empresariais avaliem a diversificação do seu risco geográfico. Avaliar todas as opções pode colocar o negócio em uma posição mais confortável quando a próxima crise surgir.

5 – Gestão da Força de Trabalho

A disseminação do coronavírus (Covid-19) exige que muitos líderes empresariais prestem informações imediatamente a todos os seus públicos-alvos, com a maior precisão possível – mesmo que a perspectiva de um impacto direto nos negócios decorrentes de medidas emergenciais de saúde pública pareça remota. Este é especificamente o caso da força de trabalho.

As perguntas já estão sendo feitas: ainda devo ir para a reunião de vendas? Posso trabalhar em casa se a escola dos meus filhos fechar? Como vamos proteger os empregados que são essenciais para manter as operações físicas em funcionamento?

As respostas podem conduzir as decisões operacionais diárias por caminhos que rapidamente levem a encruzilhadas estratégias. Cabe aos líderes dar o tom na comunicação das informações sobre planejamento de contingência em uma crise, especialmente durante um surto viral. Mensagens reais afastam as incertezas dos negócios e inspiram decisões sólidas, mesmo que a empresa nunca precise entrar totalmente no modo de crise.

Os empregadores devem planejar sua resposta ao Covid-19 agora. Três questões estão entre as prioridades:

  • A maneira de abordar a segurança da força de trabalho, pois os funcionários podem enfrentar diferentes riscos à saúde, dependendo do tipo de trabalho que realizam e onde realizam.
  • Como aumentar os recursos de trabalho remotos para manter as pessoas conectadas com segurança e permitir que os projetos sejam documentados e continuem sendo tocados. Talvez não seja possível contratar ou encontrar substitutos com rapidez suficiente para substituir empregados ou operações paradas.

    À medida que o vírus se espalha, seu impacto em muitos setores parece inevitável. Grandes empresas já se manifestaram sobre disrupções nas vendas. Além disso, houve indicação de grandes impactos em alguns setores, como o aéreo.

  • Como criar uma estratégia para se comunicar de forma efetiva e eficaz com empregados, clientes, parceiros e outros públicos. O medo da doença e as contingências que muitas empresas colocam em prática podem ter efeitos duradouros. Por exemplo, considere o impacto econômico de uma lista crescente de conferências setoriais canceladas ou adiadas nas cidades-sede.

 

COM O QUE SE PREOCUPAR AGORA

Garanta a segurança dos empregados

Teste os sistemas de contato de emergência para confirmar se você tem informações de contato precisas sobre todos os empregados – principalmente os de funções centralizadas como Finanças, RH e TI. Nos EUA, os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) emitiram orientações provisórias para todos os empregadores e especificamente para os profissionais de saúde. Há etapas recomendadas para lidar com trabalhadores doentes, viagens de funcionários e limpeza ambiental.

Priorize os recursos de tecnologia remota

As organizações que estão prontas para se adaptar rapidamente às novas condições testaram e implantaram tecnologias que podem apoiar comunicações de emergência e colaboração contínua, além de documentação e backup de informações. Esses processos são críticos para manter a continuidade dos negócios quando uma crise, como um surto viral, é capaz de desconectar parceiros de negócios e concorrentes ao mesmo tempo.

Muitas empresas dispõem do que é necessário para permitir que os empregados trabalhem fora do escritório. A seguir, resumimos o que um plano de tecnologia remota eficaz deve incluir:

  • Planos de infraestrutura e segurança de TI que abordem backup, documentação e processos integrados. Como muitas empresas já estão em estágio de migração de fluxos de trabalho para ambientes em nuvem, essas medidas não devem ser desconhecidas. No entanto, a mudança para um ambiente totalmente remoto pode criar desafios adicionais.
  • Disponibilidade de rede para os empregados, incluindo aqueles que não têm dispositivos gerenciados pela empresa, para permitir que permaneçam conectados à empresa e a vários grupos de trabalho. A empresa pode oferecer acesso aos principais sistemas e controlar as condições de entrada? As empresas também devem verificar se sistemas de suporte, como VPNs, estão otimizados para a combinação (gerenciamento pela empresa e propriedade pessoal) de pontos de controle de rede móvel/dispositivos móveis e laptop/WiFi).
  • Expectativas claras para as equipes e supervisores em relação à documentação, comunicação e validação.
  • Consultas legais para entender se há aumento de responsabilidades em relação a empregados que trabalham fora ou em casa e avaliar problemas de segurança de dados que possam surgir.

 

Avalie o impacto na mobilidade global e na continuidade dos negócios

As questões de mobilidade global devem ser prioridade. Entre elas, a forma de tratar a saúde dos funcionários e a continuidade dos negócios com os clientes.

  • As empresas estão desenvolvendo seus planos de contingência rapidamente. Embora seja muito cedo para entender plenamente a gravidade dessa crise e suas implicações a longo prazo, existem várias medidas que as empresas podem tomar agora para melhorar a situação.
 

COM O QUE SE PREOCUPAR DEPOIS

 Desenvolva um modelo de trabalho remoto

Ao pensar no longo prazo, convém abordar as preocupações e restrições associadas aos impactos na produtividade. O rápido avanço das ferramentas tecnológicas que permitem o trabalho remoto levará à reformulação do local de trabalho em um futuro não muito distante, especialmente no setor de serviços. Uma crise como um surto viral pode revelar de forma imediata lacunas na infraestrutura, além de acelerar o cronograma de migração das atividades de trabalho para fora de um espaço físico compartilhado.

A realidade é que muitas organizações não criaram as condições necessárias para trabalhar remotamente – e fazer isso de uma maneira adequada. A mudança pode ser maior do que muitas empresas imaginam, e é possível que os impactos na produtividade sejam sentidos no curto prazo, pois as equipes aprendem a colaborar com colegas de trabalho e a se conectar com a empresa de novas maneiras.

Também há questões táticas menores a serem abordadas, como a frequência com que os empregados precisam estar presentes fisicamente e quais ferramentas remotas correspondem adequadamente a tarefas distintas. Por exemplo, existem diferenças – culturais e técnicas – entre e-mail, chat e reuniões virtuais que podem ser subestimadas. Qual é o método preferido para colaborar em atividades que precisam ser documentadas e/ou ocorrem em um ambiente seguro? Quais ferramentas fomentam o aprendizado rápido e colaborativo e decisões práticas de gestão antes que uma equipe esteja preparada para executar um projeto?

A longo prazo, muitas empresas provavelmente exigirão mais prática em compartilhamento transparente de conhecimentos, autoridade distribuída e incentivo à experimentação ativa e a perspectivas diversas. Replicar adequadamente para um ambiente virtual as conexões avançadas que as pessoas fazem quando trabalham no mesmo espaço físico é uma tarefa difícil. 

 

6 – Estratégia e Marca

À medida que as empresas forem passando da resposta ao surto para a mitigação de seus impactos, entrarão em foco as estratégias para sair mais forte dessa crise, como:

  • Acelerar as transformações digitais, pois a transição para o trabalho remoto revela lacunas na infraestrutura de TI, no planejamento da força de trabalho e na capacitação digital (upskilling).
  • Proteger o crescimento e a lucratividade por meio de ações como planejamento de cenários, exercícios de modelagem financeira mais frequentes para melhorar a resiliência e novos modelos que incorporam impactos econômicos de pandemias anteriores.
  • Melhorar sua percepção a respeito dos consumidores, refletindo sobre questões de longo prazo relacionadas a mudanças nos principais mercados ou em modelos de negócios como resultado do surto.
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